1. Errori di fatturazione
Una delle cause più frequenti di ritardi sono gli errori commessi in fase di fatturazione. Spesso capita che in presenza di incorrettezze, più o meno rilevanti, il debitore sfrutti la situazione per giustificarsi e ritardare l’adempimento.
2. Assenza di copie digitali
Delle fatture e di altri documenti rilevanti dovresti avere, oltre alle copie fisiche, anche quelle digitali. Una delle giustificazioni che sentiamo più spesso dai debitori è: “Ho perso la documentazione, voglio riceverla prima di effettuare il pagamento” oppure “Vorrei verificare ma mi manca quel determinato documento“.
Se la documentazione completa non è a nostra disposizione è inevitabile una perdita di tempo prezioso per la richiesta e il successivo ottenimento di tali documenti.
3. Il mancato invio degli avvisi di scadenza
L’invio in forma cartacea o digitale di una comunicazione che avverte della scadenza imminente è sicuramente un onere da parte dell’azienda. La mancanza di questa attività però rientra a pieno diritto nella lista degli errori da non commettere nel richiedere i pagamenti ai propri clienti.
L’informazione risulta ancora più importante nella maggioranza dei casi, ovvero quando il debitore è in buona fede e sta semplicemente dimenticando la scadenza.
4. Redigere termini e condizioni in modo poco chiaro
È a dir poco vitale fare in modo che dalla lettura dei termini e condizioni non emergano dubbi o lacune di alcun tipo, in caso contrario infatti potrebbero portare addirittura all’apertura di una controversia davanti a un giudice. Un servizio di “welcome call” potrebbe aiutare tantissimo a prevenire problemi futuri dettati dall’incomprensione delle condizioni contrattuali.
5. Usare un tono di voce aggressivo
E’ fondamentale utilizzare un approccio calmo ed entrare in empatia con il debitore, ci limiteremo solamente a dire come il tono deve essere amichevole ma professionale allo stesso tempo. Alzare la voce o peggio, minacciare il proprio interlocutore rientrano a gran voce tra gli errori da non commettere nel richiedere i pagamenti.
