La lettera nel recupero crediti stragiudiziale

Qual è il ruolo della lettera nel recupero crediti?

Essa è la prima fase operativa della riscossione dell’insoluto nella procedura stragiudiziale.

Le fasi preliminari

Abbiamo precisato “fase operativa” perché ci siamo riferiti al momento in cui contattiamo per la prima volta il cliente insolvente. Deve però essere preceduta dalla normalizzazione degli indirizzi, che è la verifica dell’esattezza dei recapiti del debitore. La si fa per evitare che le lettere o le mail tornino indietro, che non vengano recapitate o che siano spedite alla persona sbagliata.

Ancora prima di questo controllo, il consulente dedicato deve studiare lo stile comunicativo dell’azienda che gli è stata affidata. Ed agire in sintonia con esso. Il recupero crediti è anche una questione di “tono di voce”.

Inoltre, prima di iniziare, si decide la strategia più giusta da adottare in base a diversi parametri.

Come ci si rivolge al debitore nella lettera di recupero crediti?

Dunque, con la prima lettera monitoria si avvia il recupero detto anche “amichevole”; il suo scopo è ovviamente di intimare al debitore il pagamento dell’insoluto.

La lettera deve essere scritta come se lo facesse il creditore, ma con in più quegli elementi che solo un’agenzia come la nostra, con tutta la sua esperienza, può aggiungere.

In linea generale, una lettera monitoria nel recupero crediti deve avere un tono fermo e cortese. Fermo perché bisogna far capire al debitore che si ha intenzione di andare fino in fondo nella riscossione, anche a costo di andare in tribunale; ma esprimendo la propria intenzione di evitare questa soluzione, a patto che dall’altra parte ci sia collaborazione.

Il tono deve essere cortese anzitutto perchè un tono arrogante potrebbe essere visto come lesivo della dignità umana. E rispettandone la privacy. Non è solo scorretto da un punto di vista umano, ma è anche illegale. Inoltre, è controproducente perché rischia seriamente di incrinare una volta per tutte il rapporto tra il creditore (nostro cliente) e il debitore (cliente del creditore). Ed è proprio quello che non vogliamo; noi vorremmo riscuotere il credito e che il debitore rimanesse cliente del nostro cliente.

Nel recupero crediti stragiudiziale, almeno nel modo in cui lo facciamo noi, non c’è la lettera, ma le lettere. Infatti, se dopo la prima e dopo la phone collection non otteniamo niente, ne mandiamo una seconda.

L’ultima lettera: la diffida legale

Anche l’ultimo tentativo di evitare il ricorso ad un giudice viene fatta in forma scritta. Si comunicano al debitore le esigenze del creditore e gli si dà l’ultima possibilità di regolarizzare la propria situazione. Deve essere spedita tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite pec per essere tracciabile.

Nel gergo tecnico, le prime due lettere si chiamano “prima lettera monitoria” e “seconda lettera monitoria“, mentre l’ultima si chiama “diffida legale“.

Se siete una realtà commerciale piccola o medio-piccola e avere bisogno di un’agenzia di recupero dei crediti, vi potete rivolgere a noi.